電話代行サービスを個人で利用する際の有効な活用方法

電話代行サービスを個人事業で利用する有効な活用方法

このページでは、電話代行サービスが個人で必要とされるビジネスシーンおよび電話代行サービスを個人で利用した場合の有効な活用方法とメリット・デメリットを、以下のポイントを含めて紹介しています。

実際のサービス提供事例

個人利用時の電話代行サービスを選ぶポイント

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個人が電話代行サービスを必要とするビジネスシーンとは？

ビジー時の顧客からの問い合わせ対応などコア業務以外において自身が対応する時間やリソースが限られるビジネスシーンで、個人が電話代行サービスを必要としています。

具体的には、以下のビジネスシーンが考えられます。

開業したてのビジネスシーン

IT系のエンジニア
士業（社会保険労務士、税理士、弁護士、司法書士）
Webデザイナー
サロン経営
ショップ経営

個人事業主や合同会社が小規模店舗を経営しているビジネスシーン

ペンションや民宿
美容室
ファッションブティック
整体院や鍼灸院

個人事業主が電話代行サービスを利用するメリット

個人事業主が電話代行を利用するメリットは以下の通り多岐に渡ります。

個人事業の信頼性が向上する

第一の大きなメリットは、いつでもつながる安心感が個人事業への信頼を醸成しお客様満足度を向上させるいうことにあります。

さらに、電話連絡先に住所が紐ずく固定電話の特徴が個人事業の信頼性を向上するメリットも重要な点です。

固定電話が持つ信頼性に関しては、電話代行サービス利用が生む実在性の担保を参照してください。

ビジネスチャンスを逃さない

次に、サービスに興味を持った見込み顧客や潜在顧客を確保することで、個人事業主が不在時や外出時に取り逃がしていた可能性があるビジネスチャンスを逃さずにつかむことができるようになるメリットがあります。

コア業務への集中が可能となる

個人で経営する事業において、個人事業主が利益に直結しないメール返信や電話受付対応に時間を費やすことは避けたいものです。

電話代行サービスを活用することで、個人事業主が利益を目的とした本来業務に集中できるようになることも重要なメリットです。

個人事業主が電話代行サービスを利用する場合にデメリットとして考慮すべき点

資本力の少ない個人事業主が、電話代行サービスを利用する場合にデメリットとして考慮すべき一番の点は、コスト（外注費）の問題です。

電話代行サービスを利用する際は、一般的に回線開設に伴う初期費用、定額の月額料金の他に土日祝日や24時間対応など対応日時に依存した割増料金や通話数に応じた従量料金が必要となります。

事前見積もりが甘いと無駄なコストが発生してしまいますので、電話代行サービスの対応が必要な時間と想定通話数に関してはサービス利用前に十分に検討しておきましょう。

また、個人で利用する場合は土日祝日割増無しなどの追加料金の少ない電話代行サービスや業務量の変動によるプランの見直しが短いスパンで出来る電話代行サービスを選ぶことがデメリットを回避する重要な点になります。

個人事業におけるの電話代行サービス活用事例

個人事業主における電話代行サービスは、不在や業務繁忙時の代行受付による折り返し対応が中心の活用方法となります。

ただし、電話代行会社により単純な折り返し対応サービス以外に、ビジネスシーンに応じた代行サービスが提供されていますので有効活用を検討しておくことをお勧めいたします。

個人事業主の折り返し対応での活用

営業回りなどの不在時やコア業務中のメールや電話受付対応を電話代行サービスが受付代行しメールや共有ソフトで通知する方法で、個人事業主が内容確認後に折り返し対応する方法です。

受付業務の専任スタッフをおけない個人事業で、多く使われる電話代行サービスの活用方法です。

秘書代行として活用

契約した個人事業者の専属秘書として、スケジュールを把握して直接指示を受けながら効率的に業務を遂行できるように秘書業務を代行します。
秘書雇用に十分な予算を確保できない、個人事業者の効率的な稼働と信頼性向上に活用できます。

受注や手配業務対応での活用

受注や手配業務に対応した電話代行サービスを利用することで小規模個人事業でも受注や予約受付や手配業務を円滑に行うことができます。

例えば、以下の様な活用事例があります。

個人運営する小規模ペンション・民宿でのチェックイン対応や宿泊準備中の予約受付とサービス問い合わせに対する説明業務。
整体院・鍼灸院で個人対応している施術業務中の電話予約受付。

また、定型的なサービス受付や手配業務を代行する電話代行サービスを利用することで、個人事業でも受発注処理が円滑に出来るようになります。

クレーム一次対応

ユーザーからのクレームに適切に対応することは、問題の発見と改善を行い顧客との信頼関係を構築できる契機となる点で個人事業であっても重要です。

一般的にクレーム解決までには多大な工数が発生する場合が多く、稼働工数の余裕がない個人事業では工数配分を特に適切に考慮しないとビジネスに多大な影響を与えてしまいます。

このクレームの一次対応を電話代行サービスに外注することで、個人事業でもクレーム受付と解決工数を分散することができ工数配分が適切に出来るようになります。

個人事業主から見た電話代行サービス選択のポイント

選択のポイントは、対応時間に応じたサービスの適切な選択とコストです。

必要サービスプランと対応時間を適切に選択する

電話代行サービス各社は、折り返し対応サービスや秘書代行、クレーム対応代行以外にも電話やメールを利用した多くの専門的な代行サービスプランを提供しています。

個人で対応できない時間帯に対応が必要なサービスを提供している電話代行会社の適切なプランを選択しましょう。

予算の考慮

予算が限られた個人事業で電話代行サービスを利用する場合は、費用を抑えて効率的なサービス利用を考える必要があります。

そのためにも、利用にあたり必要な代行機能と予想される通話代行数を予め想定しておくことが大切です。

電話代行サービスは、回線開設のための初期費用と代行機能に応じた基本料金および通話コール数に応じた従量料金に分かれますので、個人事業では、規模に応じた代行プランと必要な通話数の選択に特に留意しましょう。

【電話代行　費用構成イメージ図　初期費用＋基本料金＋従量料金】

電話代行サービス会社により、初期費用無料や利用開始月無料サービスを行っている電話代行サービスもありますので忘れずにチェックすることをお勧めします。

個人事業主にお勧めのテルシンク２４電話代行サービスプラン

テルシンク２４電話代行サービスで個人事業主の皆様に良くご利用いただいているプランを活用事例に従い紹介いたします。

個人事業主向けのおすすめプラン

スタートプラン
会社名による受付代行と通知機能
（９時～１９時まで３６５日対応　想定する通話数30プランで7,500円～）
スタンダードプラン
事前に決めたトークスクリプトとQ&A項目による自律的な受付代行と受付代行で完結しない場合の通知対応。
（９時～１９時まで３６５日対応　想定する通話数50プランで15,000円～）
メール代行プラン
メール返信と事前取り決めのメール問合せに対する回答を代行
（９時～１８時まで３６５日対応　想定するメール数30プランで14,200円～）