電話秘書代行サービス

電話秘書代行サービスは、電話代行サービスを使い秘書業務の一部をリモートで代行するサービスのことです。

このページは、電話代行サービスを使った秘書サービスである電話秘書代行サービスについて秘書業務の内容を含めて解説しています。

秘書業務とは

秘書業務は、契約企業の経営者や個人をサポートするために行われる広範なアシスト業務のことです。

通常、秘書業務には、以下があります。

契約者のスケジュール管理
日程調整、会議や予定の設定・管理
電話応対と来客対応
電話問い合わせの受け付けや応対、転送や重要なメッセージの伝達および来客対応。
メールのやりとりや管理
受信メール対応と整理。
文書の作成やデータの管理
指示に従いメールや手紙、報告書、プレゼンテーション資料などの文書作成や編集をおよび重要な文書やファイルの整理・保存・アーカイブ。
出張の手配
出張の手配や予約、旅程の作成、交通手段や宿泊の手配。
ミーティングサポート
会議室の予約、資料の準備、出席者への連絡や議事録の作成など。
備品管理
文房具やオフィス用品の管理、郵便物やパッケージの取り扱いなどのオフィスの庶務業務。

企業や個人は、これらの秘書業務を秘書専任として雇用した社員や外部の秘書代行サービスに外注（アウトソーシング）することで、セキュリティ維持と業務の効率化を図っています。

電話秘書代行サービスとは

電話秘書代行サービスは、秘書代行サービスやオンライン秘書・仮想秘書サービス・リモート秘書サービスとも呼ばれて、電話代行サービスを使い秘書業務の一部をリモートで代行するサービスです。

電話秘書代行サービスの基本サービス

契約企業や個人が受ける電話やメールを電話代行サービスオペレーターが代わりに応答し、電話を転送したり取次が必要なメッセージをメールや情報共有ツールで伝達するサービスが基本となります。

電話秘書代行サービスの標準サービス

詳細なサービス仕様は、電話代行サービス会社により異なりますが、以下に標準的な電話秘書代行サービスの仕様を整理しています。

電話秘書代行サービスご利用時の目安としてご利用いただけます。

秘書代行基本対応
契約者指定の名称（会社名で）で受付。
要件確認。
対応
- 折り返し連絡（契約者に要件通知。）
- 取次転送（契約者に確認した後、可能な場合に電話を転送）
- Q&A対応
連絡ツール
一般的には　eメール　Slack　Google Chat　LINE　Chatworkを使用しています。
情報共有
スケジュール登録やQ&A事例に専用ツールを要しているサービスがあります。
料金
月間コール対応数が50～100件で、月額5,000円～10,000円程度が標準的な基本サービス料金です。
これ以外に、サービス開通の為の初期費用が発生する会社があります。
対応時間
基本サービスの対応時間が9：00～18：00が標準で、平日の時間外や土日祝日対応の場合には割増料金（5割程度）が発生します。
また、24時間対応の場合は、別途料金体系となっている会社がありますので確認が必要です。
契約時間外対応
ほとんどのサービスが、時間外ガイダンスを採用しています。
担当オペレータースタッフ
多くのサービスが、契約者対応のチーム体制での対応を標準としています。
オペレーター品質
社内教育により対応品質の維持向上を図っている場合がほとんどです。
電話代行サービス会社の中には、客観的な資格（秘書検定２級）保有を明記してあるサービスもあります。
電話番号貸し出し(レンタル)サービス
基本サービス内で、03(東京) 06(大阪) 050(IP電話)の電話番号貸し出しが標準です。
料金は、基本料金に含まれる場合がほとんどですが、 0120(フリーダイヤル)などの着信課金番号では別途料金が必要となるので確認が必要です。
クレーム対応
大部分の会社では、このサービスは提供していません。
提供している場合でも、基本サービス内で追加料金なしでクレーム一次対応を行っている場合とクレーム対応プランとして別料金体系でサービス提供している場合がありますので確認が必要です。