一人で事業を運営する個人事業主にとって、電話対応は避けられない重要な業務です。
しかし、作業中の電話は生産性を大きく阻害することも事実。
「大切なお客様からの連絡を逃したくない」と「集中して作業を進めたい」という葛藤は尽きません。
そんな悩みを解決するのが電話代行サービスです。
専門オペレーターが代わりに電話対応することで、作業効率と顧客満足度の両立が可能になります。
本記事では、電話代行サービスの仕組みから導入方法、費用対効果まで、個人事業主が知っておくべき情報をわかりやすく解説します。
個人事業主が知るべき電話代行サービス活用の方法
こんな経験、ありませんか？
パソコンに向かって集中して作業しているとき、急に電話が鳴ると驚きます。
慌てて作業を止め、受話器を取るとお客様からの問い合わせ。
大切な電話だとわかっていても、中断された作業の流れはなかなか戻りません。
作業中に「申し訳ございません、今手が離せないので少々お待ちください」と謝罪しながら応対するもどかしさ。
個人事業主として一人で仕事をしている者なら、誰もが経験するジレンマです。
電話に出なければお客様を逃してしまう可能性があります。
しかし、応答するたびに作業が中断され、一日の生産性が著しく低下してしまいます。
見えない機会損失、実は大きな問題です
個人事業主にとって、電話対応の問題は思っている以上に深刻です。
作業効率の大幅低下
集中している時の電話一本で、元の集中状態に戻るまで平均23分かかると言われています。
出典：The Cost of Interrupted Work: More Speed and Stress
一日に5回電話が鳴れば、それだけで約2時間分の生産性が失われる計算です。
機会損失の問題
忙しい時や作業中に電話がかかってくると、以下のような問題が発生し、大切なお客様を失ってしまう可能性があります。
- 手が離せない時の電話
作業に集中している時や会議中など、すぐに電話に出られない状況では、せっかくの見込み客からの連絡を逃してしまいます。 - 中途半端な電話対応
他の作業をしながら電話に出ると、相手への対応が雑になりがちです。
その結果、お客様に良い印象を与えることができず、成約の機会を失ってしまいます。 - 営業時間外の対応不足
夜間や休日にお客様から問い合わせがあっても対応できないため、お急ぎのお客様は競合他社に流れてしまう恐れがあります。
このように、適切な電話対応ができないことで、貴重なビジネスチャンスを逃してしまうリスクがあります。
電話への不安がもたらすストレス
個人事業主の多くが「いつ電話が鳴るんだろう」「大事な電話を逃したらどうしよう」という不安を常に抱えています。
電話がいつかかってくるか分からないため、リラックスできる時間がありません。
このような慢性的なストレスは、最終的に体調不良や燃え尽き症候群を引き起こす可能性があります。
電話代行サービスとは？
あなたの代わりに電話応対をしてくれる便利なサービス
電話代行サービスとは、専門オペレーターがあなたに代わって電話に出て対応してくれるサービスです。
契約するプランによって対応の内容や範囲は異なりますが、以下のような基本的な対応が含まれています。
基本的な仕組み
- あなたの会社にかかってきた電話が、電話代行会社に転送される
- 訓練を受けたオペレーターが、あなたの会社名で電話に出る
- 用件を聞き取り、メールなどで内容を報告
- 緊急時は即座にあなたに取り次ぐ
こんな対応をしてくれます
- 会社名での丁寧な電話応対
- 基本的な会社情報の説明
- アポイントメントの受付・調整
- 問い合わせ内容の聞き取りと報告
- 緊急度に応じた連絡の判断
まるで専門の担当者がいるかのように、お客様に対して一貫した品質の電話対応を提供してくれます。
導入は思ったよりずっと簡単です
「電話代行サービスって、大きな会社が使うものでしょ？」
そんな風に思っていませんか？
実際には、個人事業主でもすぐに使い始められます。
電話代行は個人事業主でも気軽に利用できるサービスです。
一般的な導入の流れ
- 相談・見積（無料）
電話やメールで気軽に問い合わせをし、概算の費用を把握します。 - サービス内容の決定
自分の業種やニーズに合わせて、最適なプランを選びます。 - 契約・設定
必要書類に記入して送付すると、あとは業者側で設定を行います。 - 利用開始
契約が完了すれば、最短で翌日から電話転送が可能となり利用を開始できます。
電話代行を始めるのに必要な準備
電話代行サービスを利用するために、特別な準備はほとんど必要ありません。
以下の基本的な情報を整理するだけで、すぐにサービスを開始できます。
- 会社の基本情報
あなたの事業について簡単にまとめておきます。どんな仕事をしているか、営業時間は何時から何時までか、定休日はいつかなど、基本的な情報があれば十分です。
- よくある質問への回答
お客様からよく聞かれる質問と、その答えを用意しておきます。料金のこと、サービス内容など、普段よく聞かれることをリストアップしておきます。
- 緊急時の対応ルール
どんな場合にすぐに連絡してもらいたいか、どんな時は後回しでも大丈夫かを決めておきます。
新しい機械を買ったり、難しい設定をしたりする必要はありません。
ほとんどの場合、お使いの電話を転送設定にするだけで、すぐにサービスを利用できます。
小規模事業者でもしっかり元が取れます
「電話代行って高そう…本当に元が取れるの？」
そんな不安を抱く事業主の方は多いですが、実際の数字を見ると費用対効果が高いことがわかります。
一般的な料金例
- 基本プラン
月額8,000円～15,000円程度 - 従量制オプション
1コールあたり200円～500円 - 初期費用
0円～30,000円程度
実際の数字で見る費用対効果
電話代行サービスの効果を具体的な数字で確認してみましょう。
ここでは、よくある事例として、標準プランをご契約いただき、月に20件程度のお問い合わせを受ける個人事業主の方を例に計算してみます。
- コスト
電話代行料金：月額12,000円 - 得られる効果
■1日あたり1時間×月20日間で計20時間の時間確保を時給2,000円で計算すると40,000円相当の効果が得られます。
■これまで取りこぼしていた見込み客を月2件として、1件あたりの売上30,000円とすると60,000円の売上向上が見込めます。
■「いつ電話が鳴るか」という不安からの解放で、お金では測れない効果が得られます。
- 費用対効果
月々12,000円の投資で、合計100,000円分の効果を得られる計算になります。
以上より、電話代行サービスは単なる経費ではなく、リターンが期待できる投資と言えるでしょう。
テルシンク24電話代行サービスの紹介
サービスプラン
テルシンク24電話代行サービスでは、対応レベルに応じた基本プランと業種に合わせた専門パッケージを提供しています。
スタートプラン
スタートプランは、「折り返し対応」による標準的な電話代行サービスを低価格で利用できるプランです。
「まず試してみたい」「電話代行ってどんなもの？」「いきなり高額プランは不安」という、初めて電話代行を利用される方に最適なプランです。
- スタートプラン
スタートプランは、業務中の電話応対や案件の取りこぼしを防ぎ、業務効率化を目指す汎用の格安プランです。
年末年始・祝祭日の追加料金なし
スタートプラン詳細電話代行を忙しい時間帯に外注し「折り返し対応」することで、電話の取りこぼしを少なくできます。
準備をしてから都合の良いタイミングで折り返し対応することで、余裕を持って顧客対応できます。
スタンダードプラン
スタンダードプランは、小規模事業者や個人経営者がコストを抑えつつ問い合わせをしっかりカバーし、無駄なく導入できるテルシンク24電話代行サービスの標準プランです。
新規リード（見込み顧客）の獲得や予約受付など、売り上げアップに結び付く初回問い合わせにしっかり対応します。
- スタンダードプラン
スタンダードプランは、電話受付と問い合わせ対応向けに、標準的な電話代行機能とQ&A機能を持つプランです。
事前に作成したマニュアルに従って、問い合わせや予約受付に対応します。
年末年始・祝祭日の追加料金なし
スタンダードプラン詳細着信の一次受付を行い、事前に取り決めたQ&A項目に従い分かりやすく回答します。
ネクストプラン
ネクストプランは、スタンダードプランの上位プランで、売上アップや業務自動化をより進めたい小規模事業者や個人事業主に適した電話代行プランです。
- ネクストプラン
ネクストプランは、アフターコール処理が充実した汎用の電話代行プランです。
長期利用により蓄積した対応履歴を活用し、対応マニュアルの精度を高めることができます。
年末年始・祝祭日の追加料金なし
ネクストプラン詳細スタンダードプランの機能に加え、予約受付・変更・キャンセル管理と電話終了後の手配管理、緊急時のエスカレーションが行えます。
専門パッケージ
それぞれの分野に特化したオペレーターが対応するため、専門知識を活かした質の高いサービスを提供できます。
- 専門パッケージ
不動産管理や中古車販売、クレーム対応など、さまざまなお客様のニーズに応じた専用の代行サービスパッケージをご用意しています。
料金はサービスごとに異なります。年末年始・祝祭日の追加料金なし
専門パッケージ詳細
テルシンク24電話代行サービス導入までの流れ
お申し込みから最短10営業日でご利用いただけます。
サービス導入までの流れは、以下の通りです。
- お問い合わせ（お客様）
電話またはメールでご連絡ください。 - お見積書・申込書の送付（当社）
お問い合わせを受けて、お見積書兼申込書をメールまたはFAXでお送りします。 - 書類のご準備・ご返送（お客様）
申込書に必要事項を記入し、身分証明書や登記事項証明書のコピーなどを添えて、メールまたはFAXで当社へ返送してください。 - 書類審査（当社）
ご提出いただいた書類を確認し、審査を行います。 - 専用番号の決定・開通・テスト連絡（当社／3営業日後）
審査完了後、3営業日以内に御社専用の電話番号を決定して回線を開通します。
その後、テスト連絡を行い、問題なくつながるか確認します。 - 転送設定（お客様）
開通した専用番号に対し、お手元の電話機器で転送設定を行ってください。
これでサービス利用がスタートします。
最初の一歩は無料相談から
電話代行サービスに興味を持ったら、まずは無料相談をご利用ください。
無料相談でできること
- 業種や業務内容に合わせた最適なサービスプランのご提案
- 実際の業務量に基づく料金シミュレーション
- 導入までの流れやスケジュールのご説明
- 不安や疑問点への詳しい回答
相談時にチェックしておきたいポイント
- どの業種・業務まで対応しているか
- 業務報告の方法やタイミング（メール、共有ツールなど）
- 緊急時の連絡体制（いつ・どのように対応してくれるか）
- 料金体系と、オプション追加時の費用の有無
まとめ
一人で事業を運営していると、何もかも自分でやらなければいけません。
電話対応、事務作業、営業活動…。気がつくと一日が終わっていて、本当にやりたかった重要な仕事が全く進んでいない、なんてことはありませんか？
電話代行サービスは、ただ電話を代わりに取るだけの電話番サービスではありません。
あなたが本当に集中すべき仕事に専念できるよう、貴重な時間を生み出してくれるサポートツールなのです。
お客様への対応は電話代行に任せ、自分はやるべきことに集中できる。
そんなふうに、時間に追われるのではなく、時間を上手に使いこなす働き方が手に入ります。
まずは一度、電話代行サービスの利用をご相談してみませんか？
ご要望に合わせて柔軟対応
テルシンク24の電話代行サービスは、お客様の業務内容やご要望に応じて柔軟に対応します。
「こんな対応は可能？」「自社に合うプランを知りたい」「料金の見積もりが知りたい」「オペレーターの対応時間は？」など、気になる点があればぜひお問い合わせください。
相談だけでも大歓迎です！お気軽にご連絡ください。
お問い合わせ
お願い
上記のフリーコール電話がビジーの場合は、０３－４５８８－２７０７でも受け付けております。お手数ですがお急ぎの場合はご利用ください。
下記のリンク先よりメールフォームでの、お問合せやお見積りのご依頼、お申込みも受け付けております。
