夏の繁忙期になると、小規模な出張エアコン業者は「現場作業に集中したいのに電話が鳴り止まない」「せっかくの問い合わせを逃してしまう」といった問題に直面するケースが多く見られます。
小規模業者にとっては、この時期が大きなビジネスチャンスである反面、現場作業と電話対応の両立が難しくなります。
本記事では、夏の繁忙期に小規模出張エアコン業者が直面する課題を、電話代行サービスで解決する方法を、導入事例とともに分かりやすく解説します。
電話代行サービスを活用して繁忙期を乗り切る
小規模な出張エアコン業者が直面する課題
出張エアコン業者は利用者の自宅やオフィスへ直接訪問し、エアコンの取り付け・修理・クリーニング・移設などのサービスを提供します。
この中には、家電量販店や引越し業者と提携する業者もいれば、独立した小規模専門業者も少なくありません。
夏の繁忙期には、出張エアコンサービスの需要が非常に高まります。
中でもエアコンクリーニングの需要は特に大きく、2023年時点の市場規模は約1,200億円に達しています。※1
共働き世帯の増加や高齢化により、依頼件数は年々増加しています。
特に夏の需要ピーク時には、予約がすぐに埋まることも珍しくありません。※2
予約受付から現場手配までを一人で担う小規模事業者は、電話対応に時間を取られ、本来の作業時間が圧迫される課題を抱えています。
※1 出典 2023年のエアコンクリーニング市場は約1,200億円規模
※2 出典 2022～2023年の「エアコンクリーニング」検索ピークは5月と6月
電話対応の遅れが招く売上減と顧客離れ
エアコンの取り付け・修理・クリーニングなどの現場作業中は電話に出られないことが多く、小規模な出張エアコン業者では以下のような問題が発生します。
- 新規の問い合わせにすぐ対応できず、売上のチャンスを逃す
- 急ぎの修理依頼を他の業者に取られる
- 既存の顧客からの追加依頼や変更の対応が遅れる
- 作業後に折り返すことで、全体の作業効率が下がる
これらの課題は、特に繁忙期の売上拡大を妨げる大きな要因です。
また、新規顧客への対応漏れや既存顧客への遅延は、顧客満足度の低下にもつながります。
電話代行サービスを利用して課題を解決
電話代行サービスを導入すると、作業中でもオペレーターが代わりに電話を受け付けるため、出張エアコン業者は現場作業に専念できます。
これにより、問い合わせや申し込みの取りこぼしを防ぎ、作業の中断や遅れによるお客様の不満も軽減できます。
電話代行サービスの基本的な仕組み
電話代行サービスは、社外に電話応対を委託できるサービスです。
オペレーターがお客様の電話に対して、丁寧かつ迅速に対応します。
これにより、エアコンの設置・修理・クリーニングなどの現場作業中に電話対応で作業が中断されるのを防ぎ、売上機会の損失を回避できます。
また、電話応対に伴う事務作業の効率化も実現します。
出張エアコン業者様にとって、電話代行サービスが提供する主なメリットは以下のとおりです。
基本サービス
電話代行サービスの主な基本サービスは以下の通りです。
- 社名での一次応対
社名で電話に対応し、着信時には用件やお客様名、連絡先などを丁寧に伺います。
聞き取った内容はメールやSlackなどのメッセージツールでご担当者様に即時通知するため、外出先でも内容を把握できます。 - 取り次ぎ転送
一次応対後、内容を確認し、必要に応じてご指定のご担当者様へ取り次ぎます。
これにより、重要な電話を逃さず、スムーズな連携を実現します。
オプションサービス
基本サービスに加え、オプション契約により以下の対応が可能になります。
- よくある問い合わせ対応
事前に作成したQ&Aマニュアルに基づき、オペレーターがお客様の定型的な質問に直接回答します。
これにより、作業効率が向上し、お客様満足度を高められます。 - 作業スケジュール調整・予約管理
情報共有ツールを活用し、オペレーターが作業スケジュールの調整と予約管理を行います。 - 緊急対応（エスカレーション）
クレームやトラブルなど緊急時には、適切にエスカレーションします。
電話代行サービスの活用場面とメリット
電話代行サービスを利用することで、出張エアコン業者が現場での作業中でも顧客対応を継続できます。
これにより、以下の様なメリットが得られます。
売上機会の向上
現場での作業中や移動中でも、電話代行のオペレーターが丁寧かつ確実にお客様からの電話に対応します。
これにより、せっかくのお問い合わせを逃すことなく、電話の応答率を格段に高めることができます。
応答率が高まれば、見込み客の増加に直結し、結果として売上アップの大きなチャンスへと繋がります。
顧客満足度の向上
電話代行サービスは、ただ電話に出るだけの「電話番」ではありません。
丁寧な応対や即時対応は、顧客に「安心感」「信頼感」を与えます。
これが顧客満足度の向上につながり、リピーターによる売り上げ向上の後押しとなります。
作業効率の向上
エアコンの取り付けやクリーニングを中心とした出張エアコンサービスの繁忙期はただでさえ体力的にハードです。
そこに電話対応まで加わると、業務負荷はさらに増大してしまいます。
電話代行を活用すれば、現場作業に集中できるため、不注意によるミスや事故の防止にもつながり、結果的に作業効率が向上します。
費用対効果の向上
「電話代行サービスは費用がかかるのでは？」と不安に思われるかもしれません。
しかし、小規模な出張エアコン業者にとっては、専門スタッフを雇う人件費と比べて、電話代行サービスのほうがコストを抑えられます。
初期費用が無料で、月額数千円から利用できるプランが多くあり、さらに必要なときだけ使える従量課金制のサービスもあります。
費用対効果の計算例
月間着信数50件、現状の応答率60％（電話代行サービス利用時は90％）、見込み客率30％、受注率50％の場合、電話代行サービス導入後の受注件数の増加は以下のとおりです。
| 指標 | 導入前 | 導入後 | 増減 |
|---|---|---|---|
| 着信件数 | 50件 | 50件 | － |
| 応答件数 | 50×60％＝30件 | 50×90％＝45件 | ＋15件 |
| 見込み客数 | 30×30％＝9件 | 45×30％＝13.5件 | ＋4.5件 |
| 受注件数 | 9×50％＝4.5件 | 13.5×50％＝6.75件 | ＋2.25件 |
平均受注単価を¥17,500（エアコン取り付け：¥20,000、エアコンクリーニング：¥15,000の平均）、電話代行サービス月額費用を¥16,500（当社スタンダードプラン想定）とした場合の費用対効果は以下のとおりです。
| 指標 | 金額 |
|---|---|
| 導入前売上 | 4.5件×¥17,500＝¥78,750 |
| 導入後売上 | 6.75件×¥17,500＝¥118,125 |
| 売上増加額 | ¥118,125−¥78,750＝¥39,375 |
| 月間電話代行費用 | ¥16,500 |
| 月間粗利益増（増収−費用） | ¥39,375−¥16,500＝¥22,875 |
以上により、電話代行サービスの導入で月間¥22,875の増収になります。
導入の検討ポイント
電話代行サービスを導入する際には、以下の点を検討しましょう。
- 料金プラン
電話着信数に余裕を持たせたプランを選びます。
多くの場合、月間着信数に応じて月額固定の料金プランが設定され、超過分は従量課金となります。
繁忙期のみ短期利用を検討する場合は、短期プランの料金を確認しましょう。 - 対応時間
日中のほか、夜間や休日の対応が必要か検討します。
通常、夜間・休日の利用には割増料金が発生します。 - サービス内容
着信の一次対応に加え、予約受付、問い合わせ対応、緊急時対応など、どこまでの業務を依頼できるかを確認しましょう。
ご利用可能なテルシンク24電話代行サービスプラン
テルシンク24電話代行サービスは、出張エアコン業者の予算や業務内容に合わせて選べる、多彩なプランをご用意しています。
スタートプラン
スタートプランは、売上アップを目指す出張エアコン業者向けに、低予算から始められるプランです。
折り返し対応を中心とした代行プランで、専門オペレーターが一次対応を行い、その内容を共有システムに記録したうえで担当者へ即時通知します。
これにより、申し込みを取りこぼさず、ビジネスチャンスを逃しません。
- スタートプラン
現場作業中の電話の取りこぼしを防ぎます。
月額料金 7,500円～
年末年始祝祭日の追加料金は不要
スタートプラン詳細
スタンダードプラン
スタンダードプランは、オペレーターが電話受付と問い合わせ対応を、あらかじめ用意されたマニュアルに沿って自律的に行うプランです。
- スタンダードプラン
オペレーターが事前に作成したマニュアルに沿って対応することで、見込み客をスムーズに成約へ導き、受注件数を増やします。
年末年始祝祭日の追加料金なし
スタンダードプラン詳細
ネクストプラン
ネクストプランは、スタンダードプランが持つ機能に加えて、情報共有ツール（無償貸与）を利用した作業スケジュールの調整と予約管理を行うことが出来るプランです。
- ネクストプラン
作業予約や受注管理をもとにスケジュールを調整することで、出張エアコン業者のスタッフは作業をスムーズかつ効率的に行えます。
年末年始祝祭日の追加料金なし
ネクストプラン詳細
短期間電話代行サービス
短期間電話代行サービスは、夏の繁忙期など業務が集中するタイミングに、出張エアコン業者の受付窓口として効果的に活用できるサービスです。
- 短期間電話代行サービス
見積もりから最短3営業日でサービスを開始でき、利用期間は1日から最大30日までの短期限定です。
年末年始祝祭日の追加料金なし
短期間電話代行サービス詳細
まとめ
テルシンク24の電話代行サービスは、業種やご希望に合わせて柔軟に対応できます！
「こういうこともお願いできる？」「うちにピッタリのプランってどれ？」といったご相談にも、スタッフが丁寧にお答えします。
まずは相談だけでもOK！お気軽にお問い合わせください。
相談だけでも大歓迎です！お気軽にご連絡ください。
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お願い
上記のフリーコール電話がビジーの場合は、０３－４５８８－２７０７でも受け付けております。お手数ですがお急ぎの場合はご利用ください。
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