新しい部門を立ち上げる際、特にスタートアップ企業や中小企業にとって、限られた人材と予算の中で顧客対応を維持しつつ、業務をスムーズに開始することが大きな課題となります。
リソースが限られていると、電話対応がおろそかになりがちで、それが事業拡大の足かせとなることも少なくありません。
しかし、電話代行サービスを賢く活用すれば、これらの課題を解決し、新しい部門を円滑に立ち上げ、事業をスムーズに拡大していくことができます。
この記事では、新設部門を立ち上げる際に電話代行サービスをどのように活用すれば、円滑な事業展開を実現できるのかを具体的に解説していきます。
新設部門立ち上げをスムーズに！電話代行サービスの有効活用
新設部門立ち上げ・新サービス開始時にありがちな課題
新しい部門やサービスを始める時、多くの会社が「人手が足りない！」「業務が複雑で手が回らない！」という壁にぶつかります。
特に、少人数で運営しているスタートアップや中小企業だと、営業、お客さま対応、事務作業などを限られたメンバーでこなさなければならず、本来力を入れたいコア業務に集中できません。
中でも、意外と大変なのが、会社にかかってくる代表電話や問い合わせの電話対応です。
電話の受付専門のスタッフを雇おうとすると、採用する費用や人件費、教育にかかる時間など、たくさんのコストがかかります。
その結果、対応しきれない「あふれ呼（つながらずあふれる電話）」や「放棄呼（対応されずに切れてしまう電話）」が増え、貴重なビジネスチャンスを逃してしまうことも少なくありません。
電話代行サービスで解決できる課題
これらの課題を解決する強力なツールが電話代行サービスです。
電話代行サービスを利用すれば、電話対応に必要なスタッフを新たに採用せず、低コストで外部に委託できます。
これにより、限られた予算でも高品質な応対を実現し、顧客満足度を向上させることが可能です。
電話代行サービスでできること
電話代行サービスは、契約プランによって、以下のような便利な機能を提供できます。
- 受付・応答代行：
営業時間内はもちろん、24時間体制での電話対応が可能 - メッセージ伝達：
要件や折返し先をメールやチャットツールで迅速に通知 - よくある質問（FAQ）対応:
事前に用意しておいたQ&Aマニュアルに基づいて、簡単な質問にはその場で回答 - 予約・スケジュール管理：
来客の予約受付や、作業日時の調整 - クレーム・緊急時の連絡（エスカレーション）:
トラブルが起きた際や緊急時には、適切な担当者に速やかに連絡
新設部門立ち上げ時の電話代行サービス利用のメリット
新設部門を立ち上げる際、電話代行サービスを活用することで、以下のようなメリットが得られます。
顧客サポート体制の強化
新設部門の立ち上げ期は、問い合わせや注文、予約対応といった業務が集中しがちです。
このタイミングでは、電話代行サービスを導入し専門オペレーターに事前に新サービスの情報を共有することで、顧客からの電話に迅速かつ丁寧な一次対応が可能になります。
これにより、顧客満足度を維持しながら新規顧客獲得を促進できます。
担当者が不在の場合や繁忙期であっても、「電話がつながる」という事実自体が顧客からの信頼獲得につながり、スタートアップ期の企業にとっては特に重要な要素となります。
さらに、専門オペレーターが各社のニーズに応じた柔軟な対応で、よりきめ細やかな顧客サポートが実現し、顧客満足度のさらなる向上が期待できます。
業務効率化と最適な人材配置
新設部門を立ち上げる際、責任者や中心メンバーが最も重要な「コア業務」に集中することは非常に大切です。
電話対応を外部のサービスに任せることで、経営者やスタッフは主要な業務に時間と労力を集中できます。
これにより、新しい事業の企画、開発、そして営業活動に十分な時間を割くことが可能になり、結果として業務全体の効率化が図れます。
繁忙期の柔軟な対応
新設部門のサービス開始直後やキャンペーン期間中など、一時的に電話が集中するタイミングでも、電話代行サービスならスムーズに対応できます。
これにより、社内の人員を増やさずに、安定した顧客対応を実現できます。
一般的に、電話代行サービスでは「80%の電話を20秒以内に応答する」ことを顧客満足度維持の目標としています。（出典 コールセンターにおけるサービスレベルとは？基準や計算式、改善方法）
また、自社で急遽スタッフを増員すると、需要が落ち着いた後に過剰人員を抱えてしまうリスクがあります。
電話代行サービスなら、必要な時に必要なだけサービスを利用できるため、こうした課題も同時に解決できます。
従業員のモチベーションと生産性の向上
電話対応の負担が軽くなることで、新設部門のメンバーは自分たちの本来の業務に集中できるようになります。
その結果、ストレスが減り、自然と仕事へのモチベーションや生産性が向上します。
特にスタートアップの創業期は、一人ひとりの働きが会社の成長に直結するため、このような業務効率化は成功の鍵となります。
顧客情報の一元管理とスムーズな共有
多くの電話代行サービスには、対応履歴や顧客情報を記録・管理できる共有システムが備わっています。
そのため、新しい担当者でも過去のやり取りをすぐに把握でき、スムーズに対応できます。
対応履歴をもとにした提案や、顧客ごとの状況に応じた柔軟な対応が可能となり、信頼関係の構築にもつながります。
テルシンク24電話代行サービス
新設部門立ち上げ時には、事業規模やサービス要件に応じて、以下のプランが活用できます。
スタンダードプラン
新サービスのお問い合わせには、着信時の基本対応だけでなく、オペレーターが自律的に対応できる「スタンダードプラン」がおすすめです。
専門オペレーターが迅速かつ確実に対応することで、新サービスの評判を高めます。
- スタンダードプラン
- スタンダードプランでは、電話受付と問い合わせ対応に必要な基本機能に加えて、Q&A機能もご利用いただけます。
あらかじめご契約者様と協議のうえ作成した対応マニュアルに沿って、問い合わせや予約受付を円滑に行えます。
年末年始祝祭日の追加料金なし
スタンダードプラン詳細
ネクストプランの紹介
ネクストプランでは、お客様からの着信受付（一次対応）や問い合わせ対応に加え、新設部門で発生する注文処理や予約管理などのバックオフィス業務まで幅広くサポートします。
- ネクストプラン
- ネクストプランでは、スタンダードプランの機能に加えて、通話後のフォロー業務まで対応可能です。
無償でご提供するリアルタイム＆双方向システムを活用すれば、予約受付・変更・キャンセルの管理状況を関係者間で即時共有できるほか、通話履歴や問い合わせ内容、対応状況を自動で記録・蓄積できます。
年末年始祝祭日の追加料金なし
ネクストプラン詳細
スタートプラン
スタートプランは、小規模スタートアップや個人事業主の方向けに、低コストで電話の取り逃しを防止し、必要に応じて折り返し対応ができる機能を提供します。
大切な電話を確実に受け止めることで、ビジネスチャンスの損失を防ぎます。
- スタートプラン
- このプランを使えば、新設部門のコア業務に専念しながらも電話の取り漏れを防げます。
これにより業務効率が向上し、売上機会を確実につかむことができます。年末年始祝祭日の追加料金は不要
スタートプラン詳細
専門パッケージ
このパッケージでは、業務に精通したオペレーターが対応し、高度な専門知識を活かした代行サービスをご提供します。
- 専門パッケージ
- 手間のかかるクレーム対応から機密性の高い情報を扱う秘書代行まで、お客様のご要望に合わせて選べるプランを取り揃えています。
年末年始・祝祭日の追加料金なし
専門パッケージ詳細
まとめ
新設部門の立ち上げでは、顧客対応の負担増や対応漏れ、業務効率の低下といった課題が生じやすくなります。
しかし、電話代行サービスを導入すれば、専門オペレーターが対応することで次のようなメリットを得られます
- 顧客対応の品質向上と対応漏れの防止
- 業務フローの効率化
- 無駄な人件費の削減
これにより、限られたリソースでもコストを抑えて、新サービスをスムーズに展開できます。
新設部門の立ち上げの際は、電話代行サービスを活用して効率的に進めましょう。
業種やニーズに応じた柔軟なカスタマイズが可能
テルシンク24の電話代行サービスは、お客様の業種や目的に合わせて柔軟にカスタマイズできます。
「こういう対応もお願いできる？」「うちに合うプランはどれ？」といったご質問にも、経験豊富なスタッフが丁寧にお答えします。
ご相談だけでも歓迎です。まずはお気軽にご連絡ください。
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