近年、働き方の多様化に伴い、ひとり社長やフリーランス、個人事業主として働く人が増えています。
しかし、絶え間なく鳴る電話は、ビジネスチャンスをもたらす一方で、業務効率の低下やストレスの原因にもなります。
こうした課題を解決する方法として注目されているのが「電話代行サービス」です。
なかでも電話代行スタートプランは、コストを抑えながら効率的に業務を進めたい個人事業主におすすめのサービスプランです。
本記事では、このスタートプランの活用法と、導入によって得られるメリットをわかりやすくご紹介します。
ひとり社長・個人事業主を悩ませる電話対応の現実
ひとり社長やフリーランスにとって、電話は重要なコミュニケーションツールです。
しかし、商談中や作業に集中している最中の電話、営業電話や間違い電話など、全ての電話に対応することで、貴重な時間が奪われてしまいます。
実際、重要な商談中や集中した作業中に電話が入ると、その都度業務の中断を余儀なくされ、一度途切れた集中力を回復するには平均23分かかるというデータがあります。
出典：中断された仕事の代償： スピードとストレスの増加
1日に数回このような中断があれば、1時間以上のロスになりかねません。
特に、クライアントとの打ち合わせ中や締め切りに追われる作業中の電話は、業務の質にも大きく影響します。
また、休日や営業時間外の電話対応は、ワークライフバランスを崩す要因ともなっています。
テルシンク24電話代行スタートプランの紹介
テルシンク24電話代行スタートプランは、コストを抑えたいひとり社長やフリーランス、個人事業主向けの折り返し対応を基本とした電話応対サービスです。
サービス概要
テルシンク24電話代行サービススタートプランでは、以下のサービスを提供しています。
- 専用の電話番号の提供
03/06/050番号の選択が可能 - 折り返し対応を基本とする電話応対
社名での一次応対、お客様からの用件、お名前、連絡先のヒアリング - 報告
指定メールアドレスへ報告（最大10件の宛先）
ご契約者様との双方向リアルタイムシステム（ご契約時に無償貸与）を使っての情報共有
料金体系
9時～19時365日対応で、月間着信数30件を想定した場合、月額7,500円（税抜き）からご利用頂けます。
スタートプランの詳細は、下記リンク先をご確認下さい。
- スタートプラン
- 年末年始祝祭日の追加料金なし
スタートプラン詳細はこちら
このサービスを利用することで、個人で活動するひとり社長やフリーランス、個人事業主は本来の業務に集中でき、電話による中断を最小限に抑えられます。
また、専門のオペレーターが対応するため、顧客に対する印象も向上します。
スタートプランの活用
スタートプランを単なる「電話番」ではなく、業務に集中したり、ビジネスチャンスを逃さないための重要なツールとして活用できます。
日中の電話対応を完全に委託
最もシンプルな活用法は、平日の日中など、コアな業務時間帯の電話対応を全て電話代行サービスに委託することです。
例えば、午前9時から午後7時までの電話を全てオペレーターに対応してもらうことで、「ディープワーク」と呼ばれる、集中して作業に取り組める時間を確保できます。
デザイナーであればデザイン制作に、ライターであれば執筆活動に、コンサルタントであればクライアントワークに没頭できるようになります。
これにより、作業の質とスピードが向上し、納期遅れの防止にも繋がります。
重要な電話だけを選別
営業電話や不要な勧誘など、対応する必要のない電話がかかってくることも多くあります。
電話代行サービスを利用すれば、オペレーターがまず電話を受け、不要な内容はその場で振り分ける（スクリーニングをする）ことが出来ます。
これにより、事業主は本当に対応すべき重要な電話だけに集中できるようになります。
たとえば、オペレーターに「〇〇に関する問い合わせ以外は伝言で対応」とあらかじめ設定しておけば、無駄な電話対応に時間を取られる心配がありません。
外出時や移動中の機会損失を防ぐ
ひとり社長やフリーランスなどの個人事業主は、打ち合わせや現場作業などでオフィスを不在にすることも多いくあります。
移動中に重要な電話がかかってきても、安全面や周囲の環境からすぐに対応できないケースもあります。
電話代行サービスを契約しておけば、不在時や移動中でもオペレーターが代行し、用件を正確にヒアリングしてくれるため、準備を行ってから折り返すことができます。
これにより、顧客からの問い合わせや急な依頼を逃すリスクを減らせます。
プライベートと仕事を分ける
自宅兼事務所で仕事をしている個人事業主にとって、仕事用の電話番号を公開すると、プライベートな時間にも仕事の電話がかかってくる可能性があります。
電話代行サービスを契約して、業務時間外の電話をIVR話対応に切り替えるか、オペレーターに指示することで、仕事とプライベートの時間を明確に分けることができます。
これにより、しっかりと休息を取ることができ、翌日の業務への集中力や生産性の向上に繋がります。
業務効率化が期待できる事例
電話代行サービスは、多くの業種で業務効率化に役立ちます。
特に、ひとり社長やフリーランス、個人事業主が運営する以下のような業種で効果を発揮します。
IT・Web系フリーランス
プログラマーやWebデザイナーなどのIT系フリーランスは、コーディングやデザイン作業に高度な集中力を必要とします。
一度中断されると、思考の流れを取り戻すのに時間がかかるため、電話代行サービスの活用で、業務効率化を行いやすい業種です。
特にプログラミングでは「フロー状態」と呼ばれる深い集中状態に入ることで複雑な問題解決能力が高まります。
電話代行サービスの活用により、この集中状態を維持しやすくなり、結果としてプロジェクトの効率向上やコード品質の改善につながる可能性があります。
コンサルタント・コーチ
セッション中の電話は、クライアントとの信頼関係構築にネガティブな影響を与える可能性があります。
電話代行サービスを利用することで、セッション中は顧客に集中し、質の高いサービスを提供できます。
プロフェッショナルなコーチングやコンサルティングでは、クライアントへの集中力と「その場にいる」という存在感が価値の核心部分となります。
セッション中の中断がなくなることで、クライアントはより深い気づきや変化を体験できるようになり、結果的にサービスの満足度向上につながります。
税理士事務所
確定申告シーズン、多くの税理士事務所では電話対応に追われ、本来の業務に集中できないという課題があります。
そんな繁忙期に電話代行サービスを導入すると、緊急度の低い問い合わせをオペレーターがスクリーニングし、対応すべき要件だけをスケジュール管理できます。
事前にクライアントの質問内容を把握できるため、準備時間を確保し、業務中の無駄な中断を大幅に減らせます。
その結果、忙しい時期でも質の高いサービスを維持でき、顧客満足度や継続率の向上につながります。
特にひとり事務所では、専門業務に専念できる環境づくりに非常に効果的です。
個人商店
飲食店（カフェ、ラーメン店、パン屋など）や家電修理店、ひとり親方の工務店などの小さなお店では、店主が接客や注文管理などをひとりでこなすため、電話対応まで手が回らないことがあります。
電話代行サービスを導入すると、店主は目の前のお客様に集中できるようになり、サービスの質が向上します。
さらに、不在時の問い合わせも逃さず対応できるため、新規顧客の獲得や売上アップにもつながります。
人手が不足しがちな個人商店でも、少ない投資で大きな業務改善が期待できます。
スタートプランのサポート範囲と上位プランの活用
電話代行スタートプランは、着信時にお客様の用件、お名前、連絡先のヒアリング行いご契約者様へのメール通知と情報共有を行う折り返し対応を基本としたプランです。
これにより、ご契約者様は、必要時に余裕を持って折り返し対応を行うことができます。
より高度な対応が必要な場合は、スタンダードプランやネクストプランなどの上位プランの利用や業種ごとのサービスに特化した専門パッケージのご利用がおすすめです。
まずは格安料金で利用できるスタートプランで電話代行の効果を実感し、利用状況に合わせてサービスのアップグレードや窓口数の増減を検討するがおすすめです。
上位プランと専門プランの紹介
- スタンダードプラン
スタートプランの機能に加えて、事前に作成した対応マニュアルに基づくQ&A対応機能を提供するプランです。
年末年始祝祭日の追加料金なし
スタンダードプラン詳細
- ネクストプラン
スタンダードプランの機能に加えて、予約の受付・変更・キャンセルの管理や業者手配などのアフターコール処理、緊急時のエスカレーションに対応するプランです。
年末年始祝祭日の追加料金なし
ネクストプラン詳細
- 専門パッケージ
電話代行サービスを利用し、業種ごとに特化した専門サービスをパッケージ化したプランです。
業務効率化を実現する電話代行スタートプラン活用のまとめ
ひとり社長、フリーランス、個人事業主にとって、時間は何よりも貴重な資源です。
電話代行スタートプランは、その貴重な時間を守り、本来の業務に集中するための強力なツールとなります。
格安料金で、電話対応にかかっていた時間の多くを取り戻せると考えれば、そのコストパフォーマンスの高さは明らかです。
電話代行サービスの活用は単なる「電話番」の外注ではなく、業務の質を高め、顧客満足度を向上させ、最終的には収益アップにつながります。
今、ご自身のビジネスの成長を妨げているのは、電話対応の負担かもしれません。
まずは自分の1日の業務を振り返り、電話対応にどれだけの時間を費やしているかを確認してみましょう。
そして、より価値の高い業務に時間を使うための第一歩として、電話代行スタートプランの導入を検討されてはいかがでしょうか。
ニーズに合わせて柔軟対応
テルシンク24の電話代行サービスは、お客様の業務内容やニーズに合わせて柔軟にカスタマイズして利用できます。
「こんな対応はできる？」「自社に合ったプランを知りたい」など、ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
ご相談だけでも大歓迎で対応します！
お問い合わせ
お願い
上記のフリーコール電話がビジーの場合は、０３－４５８８－２７０７でも受け付けております。お手数ですがお急ぎの場合はご利用ください。
下記のリンク先よりメールフォームでの、お問合せやお見積りのご依頼、お申込みも受け付けております。
