ハイブリッドリモートワークでの電話代行サービスの活用

電話代行サービス活用による効果的な業務負担軽減の勧め

多くの企業は、コロナ禍の影響を受けた際に、生産性を維持しながら従業員の健康と安全を確保するために、柔軟な働き方ができるリモートワークを採用しました。

その後はコロナ禍の収束傾向が見え始め緊急事態宣言終了を契機に、オフィスへの出社を従来通りに戻す企業が増え始めています。

しかし、柔軟な働き方ができて人材の雇用や離職率低下・求人などにも効果があるリモートワークの需要は大きく、オフィスへの出勤とリモートワークを混在させた働き方であるハイブリッド・リモートワークと呼ばれる働き方を採用する企業が増えてきました。

出典：「令和４年テレワーク人口実態調査」（国土交通省）（https://www.mlit.go.jp/report/press/content/001598357.pdf）

増える出勤社員の業務負担

ハイブリッド・リモートワークの実施により、社員の出社日数が限られる為、出勤した社員が「代表電話への問い合わせ」や「電話取次ぎ」を担当するなど
本来業務以外の負担が増加し、コア業務に集中できないという課題が発生し始めています。

この問題を解決するために、ハイブリッド・リモートワークでの出社率を高めたりリモートワークを廃止する方針の企業も増えていますが、
通勤がなくワークライフバランスに優れたリモートワークにメリットを感じている社員も多くいるため思うように進まないのが現状です。

雇用型就業者において、勤務先に「テレワーク制度等が導入されている」就業者の割合は昨年度から約2ポイント減少して37.6％となっています。
　出典：「令和４年テレワーク人口実態調査」（国土交通省）（https://www.mlit.go.jp/report/press/content/001598357.pdf）

電話代行サービス活用によるオフィス環境の改善

オフィスへの出勤社員が少ない場合の業務負担は、電話代行サービスを活用して軽減することができます。

代表電話対応の負担軽減
電話代行サービスを利用することで、「代表電話への問い合わせ」業務を電話代行オペレーターに任せることができるとともに、「営業電話」「間違い電話」による業務中断を防ぐことができます。
これにより、出社している社員の業務負担を軽減し、本来の業務に集中できるオフィス環境へ整備できます。
電話取次対応の負担軽減
顧客への失礼のない対応や取次相手の確認が必要な「電話取次」業務を電話代行オペレーターに任せることで、顧客へプロフェッショナルな対応が行えるとともに、
出勤社員の貴重な時間を電話対応に割く必要がなくなり、生産性向上が期待できます。
柔軟な運用
電話代行サービスは必要な時間帯に柔軟に利用できるため、出社日数が限られた社員のスケジュールに合わせた運用が可能です。
これにより、効率的な業務配分が実現できます。

電話代行サービス活用までの流れ

ニーズの洗い出しと契約プランの選定
少人数出社の社員の業務負担や電話応対の頻度・内容などを詳細に洗い出し、契約プランを明確にします。
- 「代表電話問い合わせ」対応は、事前に取り決めた対応マニュアルでオペレーターが自律対応するスタンダードプランがおすすめです。
  スタンダードプラン詳細
- 「電話取次」対応は、各基本プランでおつなぎ転送サービスオプションを利用します。
運用ルールの作成と周知
電話代行サービスを導入してのオフィス運用ルールを策定し、社内での周知を行います。
トライアル導入による効果と課題の確認
トライアル導入を行い、サービスの効果や課題を評価します。