福祉・介護施設における日々の業務負担を軽減し、顧客満足度を向上させるためには、効率的な業務運営が不可欠です。
多くの生活支援施設が、深刻な人手不足の中で電話対応に追われ、本来注力すべきケア業務に十分な時間を割けていないという問題を抱えています。
電話対応は入居者やご家族との大切なコミュニケーション手段である一方、現場スタッフの過度な負担増は、サービス品質の低下に繋がります。
そこで注目したいのが、電話代行サービスの活用です。
この記事では、福祉・介護施設における電話代行サービスの導入メリットや活用方法を詳しく解説します。
福祉・介護施設での電話代行サービス
福祉・介護現場の人手不足と電話対応の課題
介護労働の現状と介護雇用管理改善等計画についてによると、事業所全体の64.7%が人材不足を感じています。
出典:厚生労働省ホームページ
介護労働の現状と介護雇用管理改善等計画について(p12 従業員の過不足の状況を参照)
(https://www.mhlw.go.jp/content/11601000/000710388.pdf)
限られた人員で業務を回す中、頻繁にかかってくる電話への対応は、現場スタッフの大きな負担となっています。
特に、緊急性の低い問い合わせや、時間外の電話対応は、スタッフの疲弊を招き、離職率を高める要因にもなりかねません。
また、電話対応に時間を取られることで、本来のケア業務に集中できず、サービスの質低下に繋がる可能性も否定できません。
電話代行サービス導入で実現する業務効率化とコスト削減
電話代行サービス活用による業務効率化
電話代行サービスを導入することで、電話対応を含む受付サービスを、専門スタッフに外注することが出来ます。
これにょり、スタッフは、入居者のケアに専念できる環境が整い、本来のケア業務に専念できるようになり業務効率が高まります。
さらに、24時間対応プランを利用することで、夜間や休日の緊急連絡にも迅速に対応できるようになります。
電話代行サービス活用によるコスト削減効果
電話代行サービスの活用は、専従の受付担当スタッフの採用コストや教育コスト、人件費などの削減につながり、費用対効果の高い運営が実現します。
電話代行サービス活用による顧客満足度の向上
電話対応の質は、施設の信頼性に繋がります。
専門の受付スタッフが対応することで、利用者や家族の満足度向上が期待できます。
福祉・介護施設での電話代行サービス活用案
- 夜間対応の強化
夜間の問い合わせが多い施設では、24時間対応プランの電話代行サービスを活用することで、緊急時の連絡を迅速に現場へ共有し、利用者や家族の安心感を高めることができます。 - 予約受付の効率化
デイサービスを提供する施設では、電話代行サービスを活用して予約受付を外注することで、スタッフが現場業務に集中できる環境を整えることができます。 - クレーム対応
専門的な研修を受けたオペレーターが冷静かつ丁寧に対応することで、クレームの早期解決が計れるとともに、現場スタッフの精神的な負担を軽減できます。
電話代行サービス導入のステップ
電話代行サービスを適切に導入することで、福祉・介護施設の運営効率や顧客満足度を向上させることができます。
電話代行サービスをする場合は、以下のステップを考慮して適切に導入しましょう。
- 課題の洗い出し
運営する福祉・介護施設における現状の運営課題を明確にします。 - サービス選定
電話代行サービスが提供するプランのうち、現状の課題を解決できる適切なプランを選択します。 - 試験導入
対応マニュアルを作成し、一部の時間帯や受付業務で試験的に導入し、効果を確認します。
テルシンク24電話代行サービスプランおすすめプラン
テルシンク24電話代行は、業務内容に合わせて、電話代行サービスプランを柔軟にカスタマイズしてご利用いただけます。
スタンダードプラン
- スタンダードプラン
スタンダードプランは、電話受付と問い合わせ対応向けに、標準的な電話代行機能とQ&A機能を持つ汎用の電話代行プランです。
事前に作成したマニュアルに従って、問い合わせや申し込みに対応します。
年末年始祝祭日の追加料金なし
スタンダードプラン詳細
ネクストプラン
- ネクストプラン
ネクストプランは、長期利用を想定したアフターコール処理が充実した汎用の電話代行プランです。
対応履歴を蓄積し、対応マニュアルの精度を高めることができます。
年末年始祝祭日の追加料金なし
ネクストプラン詳細
クレーム対応プラン
クレーム対応レベルにより、クレーム一次対応代行とクレーム解決代行プランがあります。
クレームプランの詳細は、下記リンク先をご参照ください。
リアルタイム&双方向システムの利用
受付内容の連絡と情報共有に、リアルタイム&双方向システム(無償貸与)をご利用いただけます。
お客様が既に、専用システムやSlack、Teams、Google Workspaceなどを導入している場合、これらのツールにも対応できます。
お問合せやご相談だけでも大歓迎で対応しています。
まとめ
福祉・介護施設で電話代行サービスを活用することで、人手不足という現場の課題を解消し、スタッフと利用者の双方に余裕を生み出すことができます。
業務効率の向上やコスト削減だけでなく、質の高いケアの提供や利用者満足度の向上にもつながり、施設全体の運営品質を高める効果が期待できます。
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お願い
上記のフリーコール電話がビジーの場合は、03-4588-2707でも受け付けております。お手数ですがお急ぎの場合はご利用ください。
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