小規模事業者の多くは、受付業務に時間を取られ、本来取り組むべき事業に集中できないという課題を抱えています。
さらに、「AIの知識がない」「導入コストが高そう」といった不安から、AI活用をためらうケースも少なくありません。
そこで注目されているのが、受付業務への Google NotebookLM の活用です。
この記事では、受付業務の効率化に悩む小規模事業者に向けて、Googleの最新AIツール「NotebookLM」の具体的な活用方法をご紹介します。
小規模事業でのAI活用
多くの小規模事業者は、AIを導入する必要性を認識していながら、実際の業務にはまだ十分に取り入れられていないのが現状です。
AIを活用できない小規模事業者の現状
多くの小規模事業者は、AIを導入する際に次のような課題に直面しています。
知識とスキルの不足
AIに詳しい人材を新たに採用する余裕がなく、既存の社員が独学で学ぶにも限界があります。
また、専門用語の多さや複雑な設定手順が大きな壁となり、導入の第一歩を踏み出せない事業者が少なくありません。
情報格差
大企業や中堅企業は、専門部署や外部コンサルタントを活用してAI導入を進めています。
一方で小規模事業者は、信頼できる情報源や相談相手を確保することが難しく、限られた情報の中で判断せざるを得ないため、適切な選択をしにくい状況にあります。
見えないコストへの不安
ソフトウェアのライセンス料やシステム開発費、コンサルティング費用に加え、運用・メンテナンスに継続的な費用がかかる点への不安が根強く残っています。
特に「失敗すれば投資が無駄になるのでは」という懸念から、資金に余裕があっても導入をためらう事業者も少なくありません。
効果の不透明さ
「AIを導入すれば本当に業務が楽になるのか」「売上に直結するのか」といった費用対効果が見えにくく、経営判断を下しづらい状況があります。
優先順位の低さ
小規模事業者にとっては、目先の売上確保や人手不足への対応といった緊急性の高い課題への対応が優先され、AI導入はどうしても後回しになりがちです。
こうした背景から、簡単かつ低コストで導入できるAIツール へのニーズが高まっています。
その要件を満たす選択肢のひとつが、Googleの「NotebookLM」です。
Google NotebookLMとは
Google NotebookLMは、ユーザーが与えた情報だけを使って応答する、パーソナルAIアシスタントです。
一般的なチャットAI（ChatGPTやGeminiなど）は、インターネット上の膨大な情報をもとに回答を作成します。
一方、NotebookLMはアップロードされた資料（PDF・テキスト・Webサイト・Googleドキュメントなど）の内容に限定して応答するのが特徴です。
そのため、情報の正確性と信頼性が非常に高い点が大きな特徴です。
また、社内の機密情報や専門的なデータ分析といった、正確性が求められる業務でも安心して活用できます。
主な機能
- ソースに基づいた回答
PDF、テキストファイル、Googleドキュメント、WebサイトURL、さらにはYouTube動画の文字起こしなど、指定した資料の内容だけを根拠に正確な回答を生成します。インターネット上の不確かな情報を参照しないため、誤情報のリスクを大幅に減らせます。
- 自然言語によるAI分析・要約機能
自然な文章で指示するだけで、アップロードした資料からFAQリスト、概要、学習ガイド、脚本、メールの下書きなどを自動生成できます。 - チャット機能・質問応答
チャット画面で自由に質問が可能です。回答には必ず引用元へのリンクが表示されるため、事実確認も容易に行えます。 - 画像・図表認識
Geminiのマルチモーダル機能を活用し、画像やグラフの内容も読み取ることができます。 - 音声概要機能
資料の内容をAIが音声で要約し、耳から情報をインプット可能にします。これにより学習コストを下げられます。 - 動画解説機能
音声概要をさらに発展させ、ナレーション付きのスライド動画を生成することもできます。
利用方法
NotebookLMは、Googleアカウントさえあれば誰でもすぐに使い始められるAIツールです。
ブラウザからアクセスして情報をアップロードするだけで、特別なソフトのインストールや複雑な設定は一切不要。簡単にAIとの対話を開始できます。
具体的な利用手順は以下の通りです。
- NotebookLM にアクセスし、Googleアカウントでログインします。
- 「新しいノートブック」をクリックします。
- 分析したい資料（ソース）をアップロードします。
- 画面下部の入力欄に質問や指示を自然な文章で入力します。
料金体系
NotebookLMには、無料プランが用意されており、
ノートブック最大100個・各ノートブックに50件までのソース追加といった基本機能を利用できます。
一方、有料プランではこの上限が大幅に拡張され、
ノートブック最大500個・ソース数300件など、より多くの資料を扱いたいユーザーに対応しています。
企業や教育機関、組織向けプランとしては、1ユーザーあたり月額20ドル（約2,900円）から利用可能です。
さらに、ニーズに合わせてアップグレードが可能で、以下のサービスを通じて上限引き上げや追加機能が提供されます。
参考： Google NotebookLM Pro | プレミアム AI リサーチツール＆ブレインストーミング ツール
NotebookLM プラン比較表（2025年時点）
| プラン | 対象・提供形態 | 月額料金 | 主な上限／制限 | 追加機能・特徴 |
|---|---|---|---|---|
| 無料プラン | 個人ユーザー向け | ¥0 | ・ノートブック数： 最大100冊 ・1ノートブックあたりソース数： 最大50件 ・チャット（質問）回数／日： 50回 ・音声概要生成： 1日3回まで | 基本的なアップロード、要約、チャット機能を提供。 応答スタイルの調整や共有機能は制限あり。 |
| 有料プラン／NotebookLM Plus（Pro） | 個人・組織向け | 約 ¥2,900／月（Google One AI Premium） または US$20〜／月／ユーザー（Workspace・Cloud 経由） | ・ノートブック数：最大500冊（無料の約5倍） ・1ノートブックあたりソース数： 最大300件 ・チャット（質問）回数／日： 500回 ・音声概要生成： 1日20回まで | 応答のスタイル・長さ調整、共有機能、利用状況の分析、セキュリティ強化など、拡張機能が利用可能。 |
| Enterprise プラン | 企業・教育機関・大規模組織向け | 最低 US$20／月／ユーザー〜 条件に応じて個別見積もり | Plusプラン同様の上限（ノートブック500冊・ソース300件など）を提供。 加えてセキュリティやアクセス制御、データ居住地の選択機能を強化。 | IAMによる権限管理、VPC Service Controls、データ所在選択、詳細ログ・統計、強化されたサポート体制など。 |
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小規模事業者の受付業務でのGoogle NotebookLM活用
専門的な知識がなくても直感的に使えるNotebookLMは、小規模事業者の受付業務と非常に相性の良いツールです。
実際に導入すれば、受付対応のあらゆる場面で効率化を実現できます。
よくある問い合わせのFAQ管理
商品カタログ、サービス案内、過去の問い合わせ履歴などをソースとしてアップロードしておくと、NotebookLMが内容を自動的に整理し、即座に回答できる仕組みを構築できます。
その結果、
「営業時間は？」「駐車場はありますか？」といった基本的な質問から、
「〇〇の料金は？」「△△の納期は？」といった詳細な質問まで、
スタッフは迷わず一貫性のある回答を提供できるようになります。
受付トークスクリプト・マニュアルの一元管理
複数のバージョンが存在しがちな応対マニュアルやスクリプトも、NotebookLMにまとめておけば安心です。
「クレーム時の初期対応は？」「予約変更の手順は？」と入力するだけで、常に最新かつ統一された手順をすぐに確認できます。
顧客情報・履歴の整理と検索
過去の顧客対応記録ややり取りをソースとしてアップロードしておくことで、「前回はどのように対応したか」「この顧客には特別な要望があるか」 といった情報を即座に検索できます。
こうした仕組みにより、迅速で的確な対応が可能となり、顧客満足度の向上に直結します。
受付対応の記録と要約・分析
日々の受付対応をテキストで入力しておけば、NotebookLMが自動で要約や重要ポイントを抽出します。
これを次回の参考資料として活用できるほか、問い合わせ内容の傾向を分析することで、サービス改善のヒントを得ることも可能です。
案内文書・メール返信の作成支援
見積もり依頼への返信、予約確認メール、問い合わせへの回答文などを、過去の対応例をもとに効率的に作成できます。
文面の品質を維持しつつ、作成にかかる時間を大幅に短縮できる点が強みです。
例えば、製品資料をアップロードした上で「〇〇の機能に関する問い合わせメールの下書きを作成して」と指示するだけで、質の高いドラフトがすぐに完成します。
社内教育の効率化
NotebookLMの動画解説機能を活用すれば、研修資料の作成や新人スタッフの教育も効率化できます。
音声や映像を通じて説明することで、文字だけでは伝わりにくい対応のニュアンスも共有可能です。
例えば、「会社の代表電話の取り方を教えて」と質問すれば、マニュアルの該当部分を要約し、関連する動画を提示してくれるため、実践的な学習ができます。
NotebookLMの受付業務以外での活用
NotebookLMの利用は受付業務にとどまらず、社内のあらゆるドキュメントを情報源として活用することで、幅広い業務効率化に役立ちます。
営業資料の作成支援
競合他社のWebサイト、市場調査レポート、過去の提案書や事例集をアップロードすれば、新しい営業提案に必要な情報を効率的に収集・整理できます。
これにより、顧客の業界や規模に合わせた最適な提案を迅速に準備できるほか、新規事業戦略のアイデア出しにも活用可能です。
契約書・法務文書の確認
契約書のひな型や法務関連資料をアップロードしておくことで、契約内容の確認や注意点の把握が容易になります。
専門知識がなくても提案書のドラフトを素早く作成でき、重要なリスクを見落とす可能性を減らせます。
総務・経理支援
就業規則や経費精算マニュアルといった複雑な社内規程をソースに設定すれば、社員からの問い合わせにAIが自動で回答する「社内ヘルプデスク」として機能します。
これにより、総務・経理担当者の負担軽減と業務効率化が実現します。
AI導入補助制度の活用
小規模事業者のデジタル化を支援するために、国や地方自治体による補助制度が整備されています。
これらを上手に活用することで、AI導入にかかるコストを大幅に抑えることが可能です。
IT導入補助金
IT導入補助金は、中小企業や小規模事業者がITツールを導入する際に、経費の一部を補助する制度です。
NotebookLMのようなクラウド型AIツールも対象となるケースがあり、導入コスト削減に大きく役立ちます。
中小企業省力化投資補助金
この制度では「クラウドサービス利用費」が補助対象に含まれています。
そのため、システム構築やクラウドサービスを利用するAIツールも補助対象になる可能性があります。
地方自治体独自の制度
国の制度に加え、各自治体が地域の課題や重点施策に応じて独自の補助金を用意している場合があります。
- 東京都：中小企業デジタルツール導入促進支援事業
東京都中小企業振興公社 公式ページ - 大阪府：DX推進パートナーズ（支援事業）
大阪府DX推進パートナーズ 公募情報 - 和歌山市：デジタルツール導入支援補助金
和歌山市デジタルツール導入支援補助金
その他：情報管理の注意点
NotebookLMを導入する際は、利用上のリスクや注意点を理解しておくことが重要です。
情報の信頼性
NotebookLMはユーザーがアップロードしたドキュメントを基に回答を生成します。
そのため、回答内容の正確性は元のドキュメントに大きく依存します。
生成された要約や関連情報が常に事実とは限らない点に注意が必要です。
- ハルシネーション（Hallucination）
元のドキュメントに存在しない情報を生成してしまう可能性があります。 - 不正確な要約
内容を誤って解釈し、不正確な要約を作成する場合があります。 - ソースの確認
生成された回答は、必ず元の資料に立ち返って事実確認を行うことが大切です。
プライバシーと情報漏洩
NotebookLMにアップロードされたドキュメントはプライベートに保持され、GoogleのAIモデルのトレーニングには使用されません。
ただし、利用者自身が情報の取り扱いに十分配慮する必要があります。
- 機密情報の取り扱い
企業秘密や個人情報など、特に機密性の高い資料のアップロードは慎重に判断する必要があります。 - 共有機能の注意
ノートブックを他のユーザーと共有できる機能がありますが、共有範囲や含まれる情報には十分注意しましょう。
まとめ
小規模事業者にとって、受付業務は時間と人手を消耗する大きな負担となりがちです。
しかし、Google NotebookLM を活用すれば、FAQ管理・対応履歴の検索・マニュアルの一元管理・メール返信作成支援などを、特別な知識や学習なしで実現でき、受付業務を大幅に効率化できます。
導入にあたっては、まず自社のFAQをアップロードするなど、小さな範囲から始めて効果を確認してみるのがおすすめです。
段階的に活用の幅を広げることで、業務改善の成果を着実に実感できるでしょう。
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- 営業時間外や休日などいつでも連絡のとれるお店として信頼感を醸成したい
- ネットショップ立ち上げにあたり、受付専用の電話窓口を低コストで構築したい
- 受付をアウトソーシングし、リスクを抑えて起業したい
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参考：Google NotebookLMによるテルシンク24電話代行サービス紹介
以下は、Google NotebookLMが認識して作成したテルシンク24電話代行サービスの紹介動画です。
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