整備・鈑金作業中に電話に出られない｜小規模な自動車整備工場の電話対応を改善する

電話のたびに、整備作業を止める必要はありません。
整備中にかかってきた電話は、電話代行が貴社名で一次受付します。

車検予約、修理相談、鈑金見積もり、事故連絡などの用件を確認・整理して報告するため、整備士は着信のたびに作業を止める必要がありません。

目の前の整備・鈑金作業に集中しながら、 大切なお客様からの電話も取りこぼすことはありません。
内容を確認したうえで、必要な相手に落ち着いて折り返せます。

• 現在の電話番号から転送して利用可能
• お客様の氏名・連絡先・車両情報・用件を整理
• 受付内容をメールと管理画面で確認
• 専任アシスタントによる予約・受注対応も選択可能
• 9時～19時・月30件なら月額7,500円（税抜）

相談・見積もりは無料です。月間の電話件数が分からない段階でもご相談いただけます。

受付は電話代行に任せ、専門的な判断は整備工場で

電話代行に任せるのは「受付と情報整理」。故障診断や見積もり、入庫可否などの専門的な判断は整備工場が行います。

役割を分けることで、少人数の整備工場でも電話窓口を止めにくくなり、整備士は目の前の整備・鈑金作業に集中できます。

電話代行が行うのは、整備士に代わって技術的な判断をすることではありません。
お客様からの電話を貴社名で受け、あらかじめ決めた受付項目に沿って、

• お客様の氏名
• 折り返し先
• 車名・車種
• 修理や車検などの相談内容
• 希望日時

などを確認し、内容を整理して整備工場へ報告します。

整備士はその報告を確認してから、車両履歴、現在の作業予定、代車の空き状況、必要な部品の手配状況などを確認したうえで折り返せます。

そのため、作業中に突然かかってきた電話に、その場で判断して答える必要がありません。

「電話を受ける仕事」と「整備士にしかできない判断」を分けることで、電話対応を止めずに、整備の品質と作業効率を両立できます。

整備や鈑金塗装の作業中も、電話対応に追われていませんか

小規模な自動車整備工場では、経営者や整備士が点検・整備だけでなく、来店対応、部品の発注、見積書の作成、納車時の説明、保険会社との連絡まで幅広く担当しているケースが少なくありません。

さらに、リフトを使った整備、故障診断、試運転、鈑金塗装、接客などが重なる時間帯には、電話が鳴ってもすぐに手を離せず、対応できる人がいないという状況が起こりやすくなります。

電話に出るたびに作業を中断すれば、整備の効率が落ちます。
一方で、電話に出られなければ、車検予約や修理相談などの問い合わせを逃してしまう可能性があります。

車検や修理の相談電話を取りこぼしてしまう

整備や接客中で電話に出られず、留守番電話になったり、同じお客様から何度も着信が入ったりすることがあります。

特に新規のお客様の場合、すぐにつながらないことで、ほかの整備工場へ問い合わせてしまう可能性もあります。

電話に出るたびに整備作業が止まる

作業中に電話が鳴るたび、手を止めて手袋を外し、電話に出なければならないことがあります。

しかし実際には、営業電話や担当者不在の連絡など、すぐに対応する必要のない用件も少なくありません。電話の内容に関係なく、その都度整備作業が中断してしまうことが負担になります。

電話の内容を十分に記録・共有できない

作業場で急いで電話を受けると、車名、登録番号、故障の症状、希望日時、折り返し先などを十分に聞き取れないことがあります。

メモが不十分なまま担当者へ引き継ぐと、伝達漏れや確認のための再連絡、折り返し忘れにつながることもあります。

営業時間外の電話が経営者に集中する

営業時間外の電話を経営者や整備士の携帯電話で受けていると、夜間や休日でも仕事から離れにくくなります。

事故や故障など急ぎの連絡だけでなく、車検相談や予約変更といった翌営業日でも対応できる電話まで入るためです。

緊急性の高い連絡と、翌営業日に対応できる用件を受付段階で分ける仕組みがあれば、営業時間外の負担を減らしやすくなります。

整備業界は少人数で多くの業務を支えています

日本自動車整備振興会連合会の「令和6年度 自動車特定整備業実態調査」によると、2024年6月30日時点の認証整備事業場は全国92,384か所、1事業場あたりの整備要員数は平均4.35人です。

出典：日本自動車整備振興会連合会「令和6年度 自動車特定整備業実態調査結果の概要」

すべての整備工場が小規模というわけではありませんが、整備業界では限られた人数で、点検・整備、車検、修理、接客、見積もり、部品手配など、さまざまな業務を分担していることが分かります。

さらに、厚生労働省の職業情報提供サイト「job tag」によると、自動車整備・修理工などの2024年度の有効求人倍率は全国で5.45倍です。

出典：厚生労働省「job tag・自動車整備士」

整備士そのものの採用が難しい状況では、電話受付だけを担当するスタッフを新たに採用することも簡単ではありません。

だからこそ、電話受付や用件の聞き取りといった業務を外部に任せ、整備士にしかできない点検・整備や技術的な判断に人員を集中させるという方法が、小規模な自動車整備工場の人手不足対策の一つになります。

電話代行が、整備士へつなぐ前に用件を整理します

電話代行を導入すると、かかってきた電話をそのまま整備士につなぐのではなく、以下の様に必要な情報を聞き取り、用件を整理してから報告する流れに変えられます。

• 貴社名で電話を受付
  オペレーターが、自動車整備工場の屋号や会社名で電話に対応します。
• 必要な情報を聞き取り
  お客様の氏名、連絡先、車名・車種、相談内容、希望日時など、あらかじめ決めた項目に沿って確認します。
• 電話の用件を整理
  車検、点検、一般修理、鈑金塗装、事故連絡、取引先からの連絡、営業電話など、内容ごとに分けて整理します。
• 受付内容を整備工場へ報告
  電話終了後、聞き取った内容をまとめて報告します。整備工場側は、メールや管理画面から内容を確認できます。
• 必要な相手に落ち着いて折り返し
  整備工場が内容と優先順位を確認し、車両履歴や作業予定、見積もり資料などを準備したうえで折り返します。

電話が鳴るたびに整備士が作業を止めるのではなく、受付と情報整理を電話代行に任せ、整備士は必要な電話だけに対応できるようになります。

車検・修理・鈑金塗装などの電話を一次受付できます

電話代行では、整備工場の業務内容に合わせて、電話の種類ごとに聞き取る項目や受付後の対応方法をあらかじめ設定できます。

代表的な受付内容は次のとおりです。

このように、電話の内容をあらかじめ整理してから整備工場へ報告することで、整備士がすべての着信にその場で対応する必要がなくなります。

車検予約や修理相談など対応が必要な電話を確認しやすくなり、営業電話や急ぎではない連絡による作業中断も減らせます。

電話受付は代行、診断・見積もりは整備工場で

安心して利用できる電話窓口にするためには、電話代行が対応する範囲と、整備工場が判断する範囲をあらかじめ明確に分けておくことが大切です。

電話代行が対応する内容

• 貴社名での電話受付
• 氏名、連絡先、車両情報の聞き取り
• 相談内容や希望日時の整理
• 登録済みFAQに基づく基本的な案内
• お客様からの連絡と営業電話の振り分け
• 通常連絡と緊急連絡の分類

整備工場が回答・判断する内容

• 故障原因や、そのまま走行できるかどうかの判断
• 修理、鈑金塗装、部品交換などの正式な見積もり
• 入庫日時や作業完了日の最終確定
• 代車の確保や貸し出し条件
• 保険が適用できるかどうか、過失割合に関する判断
• 車検に適合するかどうかの判断

電話代行は、整備士の代わりに専門的な判断をするサービスではありません。

お客様から必要な情報を聞き取り、内容を整理したうえで整備工場へ伝えることで、整備士が状況を把握し、適切に判断しやすい状態をつくる役割を担います。

小規模な自動車整備工場での電話代行の活用方法

電話に出られない時間だけ転送する

すべての電話を常時、電話代行へ転送する必要はありません。

整備作業に集中したい時間帯や、来店対応中、人手が足りない時間など、電話に出られないときだけ転送する運用もできます。

必要な時間だけ利用することで、工場の体制に合わせて無理なく電話対応を補えます。

車検・点検・修理相談を決められた項目で受け付ける

車検や点検、修理相談などは、あらかじめ聞き取る項目を決めておくことで、受付内容を統一できます。

氏名、連絡先、車名、相談内容、希望日時などを事前に確認しておけば、整備士は報告内容を見てから折り返せます。

お客様に同じ内容を最初から聞き直す手間も減らせます。

営業電話を振り分けて作業の中断を減らす

お客様、部品商、保険会社、取引先、営業会社など、電話の相手や用件を受付時に分類します。

営業電話は原則として作業中の整備士へつながず、必要な連絡だけを優先して報告する運用にすれば、不要な電話による作業中断を減らせます。

営業時間外の問い合わせも翌営業日の対応につなげる

夜間や休日の電話も、通常の車検・修理相談と、事故などの緊急連絡に分けて一次受付できます。

通常の問い合わせは内容を記録し、翌営業日の折り返しや予約対応につなげます。

大切なのは、「24時間電話を受けること」と「24時間整備・修理に対応すること」を分けることです。実際の営業体制を超えた案内はせず、あらかじめ決めた対応ルールに沿って受付します。

受付履歴から問い合わせや受注状況を確認する

電話の内容を、車検、修理、鈑金塗装、事故、営業電話などに分類して残しておけば、どのような問い合わせが多いのかを確認できます。

さらに、受付履歴と予約や作業伝票を照らし合わせることで、どの電話が実際の入庫や受注につながったのかも把握しやすくなります。

電話代行を単なる「電話番」として使うのではなく、問い合わせや受注状況を確認するための受付データとして活用できます。

FAQ対応で折り返しを減らすスタンダードプラン

氏名・連絡先・用件の伝言受付だけでなく、営業時間、定休日、車検・点検の受付方法、持ち込み時の必要書類など、よくある質問への回答まで任せたい自動車整備工場には、スタンダードプランが適しています。

スタンダードプランでは、最大10項目のFAQを登録できます。
よくある質問は電話代行でその場で案内し、車検、定期点検、一般修理、鈑金塗装、事故車の入庫相談などは、用件に応じて必要な情報を聞き取って整備工場へ報告します。

そのため、整備士はすべての電話に折り返す必要がなくなり、本当に対応が必要な問い合わせに集中しやすくなります。

よくある質問に最大10項目まで回答

営業時間、定休日、対応サービス、車検時の必要書類、支払い方法など、あらかじめ登録したFAQに沿ってオペレーターが案内します。

電話だけで回答できる問い合わせをその場で完了できるため、整備士の折り返し対応を減らせます。

車両情報や相談内容を整理して報告

車名・車種、登録番号、故障の症状、希望日時など、問い合わせ内容に応じて必要な情報を聞き取ります。

整備士は受付内容を確認してから対応できるため、折り返し時に一から内容を聞き直す手間を減らせます。

受付内容をメールですぐに共有

受付後は、お客様の氏名、電話番号、車両情報、問い合わせ内容などをメールで報告します。

整備工場側で内容と優先順位を確認し、対応が必要な電話から順番に折り返すことができます。

緊急連絡と通常の問い合わせを振り分け

事故車の入庫相談や取引先からの緊急連絡など、あらかじめ決めた条件に該当する電話だけを担当者へ連絡する運用もできます。

通常の車検相談や問い合わせと緊急性の高い電話を分けることで、作業を中断する電話を必要最小限に抑えられます。

予約・受注対応まで任せたい整備工場にはネクストプラン

電話件数が多く、車検・点検の予約受付や受注対応まで任せたい自動車整備工場には、ネクストプランが適しています。

全通話録音や受付マニュアルの継続的な見直しにも対応できるため、電話受付をより本格的に外部へ任せたい場合に利用できます。

基本的な電話受付ならスタートプラン

電話件数が少なく、作業中や接客中に出られない電話の一次受付を任せたい自動車整備工場には、スタートプランが適しています。

お客様の氏名、連絡先、用件をオペレーターが聞き取り、受付後にメールで報告します。

「電話を取りこぼしたくない」「整備中だけ電話対応を任せたい」という場合に、シンプルに電話受付を補えます。

自動車整備工場の電話代行プラン比較

電話の一次受付を中心に任せたい小規模な自動車整備工場には、スタートプランまたはスタンダードプランが適しています。

車検・点検の予約受付や受注対応、受付マニュアルの継続的な見直しまで任せたい場合は、ネクストプランも選べます。

※表示価格は税抜です。月額料金は、基本料金と記載された受電件数分のコール料金を合算した利用例です。設定件数を超えた場合は、別途超過料金が発生します。

発信対応、専用番号の公開、電話転送、登録情報の変更など、利用内容によっては別途料金がかかる場合があります。正式な料金は、受付内容や対応方法を確認したうえでお見積もりします。

各プランの詳しいサービス内容や料金については、各プランの詳細ページをご確認ください。

整備中の電話受付を任せて、本来の作業に集中しませんか

小規模な自動車整備工場でも、電話受付のためだけに新しくスタッフを雇わず、車検や修理、鈑金塗装、事故連絡などの問い合わせを一次受付する体制を整えられます。

電話代行に任せるのは、故障診断などの専門的な判断ではありません。お客様の氏名、連絡先、車両情報、用件、希望日時などを聞き取り、内容を整理して整備工場へ報告します。整備士は報告を確認し、対応が必要な相手へ順番に折り返せます。

氏名・連絡先・用件など、基本的な一次受付だけを任せたい場合はスタートプランが適しています。

一方、営業時間や定休日、車検時の必要書類など、登録したFAQへの回答まで任せて折り返しを減らしたい場合はスタンダードプランが適しています。

さらに、車検・点検の予約受付や受注対応、全通話録音まで任せたい場合は、ネクストプランも選べます。

まずは、現在の受付時間、月間のおおよその電話件数、電話代行に任せたい内容をお知らせください。作業中だけ、営業時間外だけなど、必要な時間帯から始めることもできます。

お気軽にお問合せください

「作業中の電話だけ任せたい」「自動車整備工場にはどのプランが合うのか分からない」とお悩みの場合は、まずはお気軽にお問合せください。

「作業中だけ利用できるか知りたい」「どこまで電話対応を任せられるか確認したい」といったご相談だけでも歓迎しています。

整備士が作業に集中でき、お客様からの大切な電話を取りこぼさない受付体制づくりに、電話代行サービスをご活用ください。

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